I migliori Visual Thinking Tool per Aumentare la Produttività della tua Impresa

Il mondo del lavoro oggi è sempre più orientato al mobile, lo dimostra anche il declino del mercato dei PC tradizionali e invece la crescita dei dispositivi mobile e ultramobile (in questa categoria la società di ricerca Gartner inserisce tablet ultraportatili, Ultrabook, iPad e iPad Air, Galaxy Tab S2, Amazon Fire HD, etc). Man mano che gli uffici diventano mobili, tecniche e tecnologie devono stare al passo e adattarsi ai nuovi dispositivi. Ecco perché in questo nuovo articolo voglio presentarti alcuni fra i principali Visual Thinking tool mobile che senza dubbio renderanno il tuo lavoro più intuitivo ed efficace.

Come ti abbiamo già anticipato, questa è la seconda parte di un articolo che è uscito qualche settimana fa e che ha riscosso molto interesse fra gli imprenditori come te. Se già non l’hai fatto, ti consiglio di leggerlo prima di scoprire i visual thinking tool selezionati in questa seconda uscita!

Per approfondire: Visual Thinking in azienda. Ovvero l’arte di comunicare, l’approfondimento per capire cos’è il Visual Thinking!

Kanban con Trello

Kan (看) significa “visuale”, Ban (板) significa “segnale”, tradotto spesso con “insegna” o “cartellino”, indica un tecnica del sistema produttivo Toyota per la reintegrazione Just in time delle scorte (man a mano che vengono consumate). Con le grandi trasformazioni del mercato del lavoro questa metodologia ha trovato più estesa applicazione nell’ambito del metodo Agile, con riferimento non tanto alle scorte in magazzino quanto alla gestione efficiente di progetti all’interno di startup o imprese consolidate. Questa tecnica ha il pregio di aiutare a ridurre drasticamente tempi e costi di gestione dei progetti semplicemente perché esplicita visivamente il flusso di lavoro. Il visual thinking tool che voglio consigliarvi per questo tipo di gestione è Trello, un tool web/mobile gratuito estremamente semplice (ma non banale!) che serve ad organizzare le attività in team.

Come funziona – Dopo essersi registrati, si accede al workspace di Trello. Questo si divide in bacheche, che rappresentano l’intero progetto e a loro volta contengono le liste, le quali sono formate da schede: questa struttura ad albero consente di avere una organizzazione visivamente molto chiara. Le bacheche possono essere di due tipi: private oppure accessibili anche agli altri membri del team con cui si lavora al progetto.  E’ anche possibile creare gruppi di utenti a cui assegnare bacheche specifiche, in modo che ognuno abbia accesso a tutte le attività in cui è coinvolto, ma non a quelle in cui non lo è.

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Le Bacheche frequentemente presentano queste tre Liste (ma è sempre l’utente che ne decide nome e quantità):

  • Backlog/To Do (qui dentro inseriamo tutti i task che compongono il progetto),
  • In Progress (i task To Do che il project manager ha iniziato a gestire vengono spostati in questa fase), infine
  • Done (una volta gestiti, i task vengono chiusi e spostati da In Progress a Done).

L’idea di base è quella del sistema pull, con il flusso di lavoro dei task che parte dal lato sinistro della lavagna e avanza verso destra man mano che si avanza nel flusso. Non appena abbiamo chiuso un task, possiamo aprirne uno nuovo iniziando un nuovo “viaggio visivo” da sinistra a destra.

Valore aggiunto – Trello ha tre punti di forza: permette a tutti i membri del team di capire a colpo d’occhio a) a che punto è il progetto, b) chi deve fare/sta facendo cosa, c) qual è la deadline entro cui concluderla. Non male, no?

Mappe mentali con MindNode

MindNode è un visual thinking tool MacOS/iOS nato per il mind mapping. E’ considerato fra i migliori di questa categoria e nasce per aiutare gli utenti a sviluppare le proprie idee, per questo si configura come uno strumento di supporto nelle fasi di brainstorming.

Come funziona – Grazie all’interfaccia pulita (una tela bianca) l’utente non ha distrazioni e può facilmente raccogliere i propri pensieri:
 immagini, link, attività o note estese che 
MindNode aiuta ad ordinare in base a contesto e connessioni reciproche. L’aggiunta di immagini o di testo ai nodi avviene in maniera del tutto naturale: con il Drag and Drop parole, immagini, collegamenti, attività o persino note estese direttamente da altre app o dai tuoi file, sono perfettamente trasferite.

visual thinking toolGrazie allo Smart Layout l’utente non deve assolutamente preoccuparsi di mettere in ordine il suo documento perché è MindNode stessa che, con questa funzionalità, si assicura di rendere tutto sempre leggibile e gradevole. La versione per Mac mantiene una barra degli strumenti sottile nella parte superiore della mappa mentre quella di iPad possiede quattro pulsanti e un pannello a scorrimento.

MindNode 5 è disponibile su iOS App Store come download gratuito, con un singolo acquisto in-app per sbloccare le funzionalità di modifica. L’acquisto in-app costa 16,99€ per i nuovi utenti o 10,99€ per i possessori di MindNode 4.

Valore aggiunto – una nuova interfaccia elegante e intuitiva, estrema essenzialità ma senza rinunciare alla personalizzazione.

Promemoria colorati con Post- It Plus e Material Notes

Le app per appunti e note possono rivelarsi degli ottimi visual thinking tool durante riunioni importanti, brainstorming tra colleghi o meeting con i clienti. Ti consigliamo Post-it Plus per iOS e Material Notes per Android.

Come funzionano – visual thinking toolPost-It Plus è la versione digitale del popolare prodotto della 3M per iPhone, iPad e iPod touch. Questa app prende i post-it tradizionali e fa un ulteriore passo in avanti: è possibile prendere appunti, creare elenchi di cose da fare, segnare promemoria e anche scattare foto usando l’app per aggiungerla alla libreria. Non è possibile modificare il font o collegare fra loro i PostIt, se non raggruppandoli e rinominandoli.

È possibile creare promemoria ed esportare in una miriade di servizi connessi (PowerPoint, Excel, PDF, Dropbox, ecc.). L’area di lavoro è una tavola che puoi organizzare in qualsiasi modo tu ritenga opportuno. Se si dispone di una matita Apple, è possibile creare note scritte a mano da soli. Supporta anche la modalità schermo diviso sull’iPad.

Material notes è un’App gratuita disponibile su Play Store che permette di prendere appunti in maniera semplice e immediata.

visual thinking toolL’interfaccia in material design offre la possibilità di aggiungere testi, liste di controllo, citazioni, indirizzi, intestazioni e codici direttamente all’interno delle note, con la possibilità di scegliere font e colori per ognuna di esse.

Material notes è utilizzabile completamente offline, quindi i dati restano nel vostro dispositivo a meno che non vogliate condividerli con i vostri contatti.

Valore Aggiunto – Material Notes è meno blasonata di altre Note Taking App, ma ha un design molto accattivante e piacevole. E’ inoltre disponibile gratuitamente senza acquisti in-app né annunci pubblicitari. Post-it Plus ha dalla sua invece l’estrema praticità, proprio come i mitici PostIt a cui si ispira.

Last but not least: Drafts 5.2

Considerata da molti l’app iOS “must-have” per la produttività, Drafts è stata progettata per consentire l’inserimento di testo e per decidere in un secondo momento cosa farne. E’ l’app che più delle altre sacrifica la parte “visual” ma privilegia l’ordine mentale attraverso funzionalità e una UI assolutamente fuori dal comune. Perché? Spesso capita di aver bisogno di scrivere ancor prima di sapere cosa faremo di quell’appunto: un’email, una mappa mentale, un promemoria? Chi può dirlo, in certi momenti ciò che conta è riuscire a buttare giù un pensiero all’istante e solo in un secondo momento smistare le bozze. Drafts è pensata per questo.

visual thinking tool

Come funziona – Drafts parte con una pagina vuota e una tastiera: tutto ciò che l’utente deve fare è digitare. Se si è in viaggio è possibile attivare il dettato sul dispositivo e inizia a parlare. Le bozze in Drafts sono progettate per consentire di scrivere nel momento esatto in cui qualcosa ci salta in mente, eliminando la necessità di decidere subito come e dove contestualizzare quell’appunto. Una volta catturato il testo, è possibile inviarlo altrove tramite azioni specifiche. Drafts infatti, integra il taccuino con le altre App del tuo iPhone/iPad/Apple Watch senza sforzi, con un click.

Valore aggiunto – Come abbiamo visto, esistono anche altre app per scrivere/prendere appunti in modo intuitivo che sono grandiose perché facilitano l’organizzazione delle idee, la stesura di testi lunghi, le mappe o semplici appunti. Ma nessuna di loro replica la funzionalità centrale di Drafts: l’integrazione con le altre App del nostro dispositivo. Drafts è l’hub in cui (e da cui) scorrono i tuoi pensieri.

I visual thinking tool che ti ho consigliato nei precedenti paragrafi sono, a mio parere, fra le migliori in circolazione in questo momento. Ma ne stiamo testando molte altre per continuare ad aggiornarti sull’argomento, quindi continua a seguirci o scrivici se vuoi sviluppare un’App ad hoc per migliorare la produttività della tua azienda.